
资金最具有综合性特征,应当成为贯穿企业内部控制的主线,成为企业内部控制的核心对象和管控抓手。
各种舞弊问题大都与资金失控相关。资金风险林林总总,以下12种表现较为典型。
一是无中生有。通过虚构业务、虚假凭证、凭空捏造收付款项目实施舞弊。如为了虚报利润而虚构收入,少计费用;为了套取现金而虚构预借差旅费业务;通过编造收款项目,骗取业务提成,或将正常的销售业务列作他人“介绍”的业务,从中提取“中介费”;捏造临时工用工人数,多报出工天数或工作量,贪污劳务费;捏造加班加点人数,多报加班天数,贪污加班费、夜班费和各种补贴;巧立名目,将公款以“咨询费”“信息费”“技术服务费”等名义转到关系户账下,提取现金,贪污公款。
二是侵吞不报。直接窃取商品物资或对经营收入采取少计价款、不开发票(或开假发票)、不入账等方式实施侵吞。如利用财产清查不彻底、家底不清等漏洞,直接窃取商品物资,或在进行物资盘点时对盘盈物资不如实报账,非法占有或者私自瓜分。
三是模仿签字。模仿有关领导人员的签字,以达到蒙混过关、窃取财物的目的。这种作弊手法极易成功,所以会计人员和有关物资保管人员应掌握签字的特点,加强对单据的审核。如果对某项签字有疑问,可以将签字放在放大镜下仔细鉴别,或询问签字人等。
四是虚报冒领。采取假造单据、涂改单据、作废凭证等手法,虚报费用、冒领物资。如涂改领料单据,多计领料数量,从中侵吞财物;虚报损耗,从中将“多余”的物资占为己有;利用少列、少计或不计购货折让款,侵吞折让现金等。
五是假公济私。借企业的名义谋取私利。如以企业的名义签订合同、收取货款等,但实际上并不走企业的账,而是为个人拉生意、谋私利;假借生产经营需要,一次性领用大量物资后,将多领物资转入个别人手中,或者变卖后贪污。
六是里应外合。作弊行为人之间相互串通、共同舞弊。如采购员、保管员、车间领料员相互勾结,由采购员“进货”,保管员“验收”,领料员“领用”,手续齐全;售货员与收款员相互勾结,由售货员填制伪造发票,并做上暗记与正式发票掺杂使用,在结账时,收款员将做上暗记的伪造发票抽出不予入账,所得价款私分。
七是暗度陈仓。采取迁回、变相的方式窃取企业资财。如企业之间以送礼为借口,互相赠予,明为送人,实为借花献佛、公私兼顾、个人捞实惠;利用会计账务处理技巧,采取相互转账的手法,套取资财;利用职务之便,变相报销或假发票入账报销等。
八是浑水摸鱼。借助某种意外或混乱局面获取不正当利益。如利用管理不严、制度不全、手续不齐、会计人员缺乏经验等漏洞,窃取财产物资;利用某些物资的物理、化学属性(如霉烂、变质、挥发、风干等)窃取资财;利用意外事故窃取财产物资等。
九是偷梁换柱。暗中玩弄手法,以假的代替真的。如以贱充贵,即以价值低廉的物品冒充或换掉价值较高的物品,贪污其差额或再换取其他物品;以次充好,即以不合格的或档次低的次等物品冒充合格的高等级物品;以假乱真,即以假冒伪劣商品冒充货真价实的物品;以旧换新,即利用职务之便,拿旧的物品换取新的物品。
十是监守自盗。利用职务之便进行贪污盗窃。如盗窃所经营的材料、物资等,据为己有;将代为保管的押金、履约保证金、其他收入等不予入账而窃取;自盗资金财物,并制造被劫、被盗、失火等假象。
十一是张冠李戴。故意混淆会计账户的对应关系。如向客户收取的现金记入现金以外的账户,以达到贪污、挪用现金的目的;将本应属于项目A的收支记入项目B,从中获得收入提成或项目节余提成或达到其他目的;在应收账款内设立假账户,在收到客户货款时不以真实客户名义出现,而是记录在假账户中,并将货款私吞,以后再将该假账户作为坏账注销;将可以收回的应收账款作为坏账予以注销,待客户付现时据为己有。
十二是瞒天过海。将舞弊的事实真相隐藏在日常的经济业务活动中,使人不易发现,甚至产生错觉,以达到贪污的目的。如隐瞒进货退出,账上不做退货处理,并侵吞退还的购货现金;开具红字发票,虚列销货退回,将货款私吞;在汇总收入凭证时少计收入,在编制汇总销货日报时少报销货,或者相反;在汇总支出凭证时多计支出,在编制汇总费用支出表时加大金额,贪污其差额;将现销当作赊销,挪用现销货款,待自己买卖做完后再予以归还,冲销应收款项。
某出纳在2年多的时间内涉嫌挪用公款500余万元,其中,侵占金额约300万元,其作案手段分析如下:一是企业的财务印鉴章没有分别管理,且存放印鉴章的抽屉不锁,缺乏安全保管措施,出纳人员就是利用印鉴章管理失控的现状,私盖银行账户的印鉴章,从企业账户提取备用金转入个人账户。二是企业公章未按用印要求使用,对部门和个人借用款项没有严格审批和监管,出纳人员采用编造企业员工出差说明的方法私盖公章,以差旅费名义提取现金。三是出纳人员直接侵吞企业收取的房租、押金、定金、废品处理等现金收入。四是出纳人员将部分收入延迟做账,挪用资金。五是出纳人员擅自提现挪用后部分归还,以缩小和减少企业账上银行存款额与实际银行对账单存款额的差距。六是出纳人员将一张支付货款的单据复印多次作为套取现金的凭证。七是出纳人员将涂改后的银行结算单据作为记账凭证,以挪用、侵占公款。八是出纳人员将银行对账单用电子扫描的方式做成电子文件,然后进行涂改,造成与企业银行账户存款余额一致的假象,以隐瞒其挪用和侵占公款的事实真相。
对于上述失控现象,由于领导缺乏内控知识与主动干预意识,放任出纳人员一人包揽了收付、制单、记账、复核、银行存款余额调节表编制的所有工作,风险防范的警惕性极差。而会计对银行单据基本上不复核、不对账、不函证,也未能与网上银行进行核对查询,未能及时发现。企业每年只保留12月份(年末)的银行对账单,从而为出纳人员伪造银行对账单提供了便利。
有关资金失控的以下三个方面的风险,一不留神,就容易导致危险,必须高度警觉;尤其对可能导致的危害,必须予以制止。
一是资金管理不善,存在“贬值”风险。由于资金管理不善和存储结构不合理,一些小企业的资金资产被大量积压在仓库中或存放在“他人的口袋里”(指应收款项),本来应当“动态”的资金变为“固态”的资产,影响资金周转速度和资金使用的保障,加之资金监管工作不到位,导致资金运行低效甚至无效,从而存在“占用”风险。随着物价上涨,货币实际购买力下降,存量资金逐渐贬值。
二是资金违规使用,存在“流失”风险。受经济利益的驱使,一些企业和个人法规意识淡薄,纪律观念不强,经济违法违纪案件有所增多,涉案金额不断增大,尤其是职务犯罪的现象令人关注。极少数财务人员面对收支活动,意志不坚定,钻资金监督不力、内控制度不落实的空子,侵吞资金;有的欺上瞒下,擅自转移资金,私自挥霍;有的收入不入账,据为己有;有的与不法人员勾结,骗取企业资金;有的挪用公款,填进股市或赌场的“黑洞”,不可自拔……
三是资金盲目使用,存在“损失”风险。某些企业片面追求经济利益,无视法规制度和财经纪律,违反规定存储和使用资金:有的违规开设账户、盲目投资;有的违规出借资金,大多有去无回,造成资金流失。一些小企业被高息利诱的“理财产品”所骗,一些资金在股市上被“套牢”,还有一些深陷担保抵押困境等。
货币资金失控是最普遍也是后果最严重的事件。个别出纳既办理货币收付业务,又记账算账,还领取银行对账单和编制银行存款余额调节表,甚至还握有全部财务印鉴章,而一些企业没有意识到这一问题的严重性,或虽然意识到却不以为然,低估了其可能造成的严重后果,所以,资金舞弊的后果往往会集上述三种风险予以爆发。
为此,一些企业明确规定,各费用报销部门的领导是费用审核的第一责任人,其签字应当能够证明经济业务的发生或完成;财务科长负责收支复核,是资金控制的具体责任人,其签字负有合法合规的审核责任;出纳员负责资金收付与“把关守口”,对不符合规定的收支有权拒绝办理。该企业严格执行现金规定“六不准”:不准用不符合财务制度的凭证顶替库存现金,即不得“白条抵库”;不准谎报用途套取现金;不准用企业银行账户代其他企业和个人存入或支取现金;不准用企业收取的现金以个人名义储蓄;不准保留账外公款,即不得设置“小金库”;不准坐支现金,现金收入必须及时送存银行。